ぷらちなでいず

経営コンサルタント的なお仕事をしているオッサンのライフログ。 趣味はラグナロクオンライン:breidablik鯖にて2017年6月より復帰プレイ中 復帰前はmagni→vali鯖でした。 投資:少額ながらプラチナ投資を継続して実施していたりもします。

2019年に使う手帳を決めた話Vol.01 (プレイヤーとしての手帳はこれだけで充分だったのだが…編)

ALOHA~ 手帳にこだわること、女子の如し…!

涼宮ぷらち(@platinumszmiya)です

2020年に使う手帳を決めましたので、2回にわたって手帳についてご紹介してみます。

 

2020年に使うことにした手帳そのもののご紹介は次回です。

今回は今まで使ってきている手帳についてと、今使っている手帳でカバーできなくなりつつある問題点についてのお話しです。

手帳の選び方についてあまり深く考えたことが無いんだけど…というような方にとっても役に立つ内容です。

 

プレイヤーとしての業務消化に特化!2019年までの私の手帳をご紹介

 

私の手帳はここ数年スタイルが固定されていました。

キングジムのノートカバー(A5)にノートを2冊挟んで日々のあれこれに対応するスタイルです。

少し具体的に見てみますと、1冊目をコクヨのカレンダーノートや逆算手帳、2冊目をコクヨのノ-104S5-Dや中村印刷所の方眼ノートにしておりました。

 

【コクヨ:カレンダーノート】

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コクヨのカレンダーノートには色々な種類があって、しかも激安

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手帳のカレンダー欄をカスタマイズできるノート、ってところです

 

www.kokuyo-st.co.jp

 

【逆算手帳】

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目標達成した段階から「逆算の発想」で日々の暮らしを創る手帳です

 

www.gyakusan-shop.com

 

【コクヨ:方眼ノート】

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私のイチオシ。1年使えるタフさ!フリー記入のノートはこれが決定版です

 

www.amazon.co.jp

 

【中村印刷所方眼ノート】

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開くと綴じ込み部が水平になる、大ヒット商品。その分タフさは若干劣る

 

中村印刷所方眼ノート

 

つまり1冊目でカレンダー管理、2冊目にタスクのTODOリストやメモ帳、この2冊を1つのノートカバーに挟み込んで1冊の手帳として使う、という使い方をしてきたわけです。

 

自分で言うのもアレですが、このスタイルは自分なりに考え抜いてたどりついた仕組みです。

「ほとんどのプレイヤーレベルのビジネスマンにとって、これで困ることはないのではないか?」とすら思っています。

事実、私の職場では後輩職員を中心に同じスタイルで手帳を使っている人が非常に多いです。

デキるビジネスパーソンである私の影響力の大きさを感じずにはおれません。

まぁ、私がこのスタイルに至ったのって、元々は先輩職員の皆さんのマネなんですけどね。

 

TODOリストの細分化と手帳管理の単純化で「ど忘れ」を防ぐ

 

タスクやひらめきを無秩序に書きなぐられた真っ黒な手帳。

一見全然機能的に見えない手帳になりますが、実は日本を代表する建築家の安藤忠雄さんも同様の手帳運用スタイルです。

 

実際、公私にそれだけの数はやるべきこと・対処するべきことがあります。

タスクは細分化することでより適切に消化していくことが可能になります。

人によっては「1つのやること」だとしても、私のTODOリストは細分化されて書かれてあります。

 

例えば独自ドメインであらたなサイトを作ろうかなと考えた場合に

 

・独自ドメインを取得して新しいコンテンツのサイトを作る

 

だけでも何をやるかはちゃんと掴んではいます。

 

これを私が手帳に書くと

 

・レンタルサーバーの比較

・レンタルサーバーの契約

・レンタルサーバー内の設定(wordpressなど)

・お試しでいくつか記事をアップしてみる

・独自ドメインの取得

・独自ドメインとレンタルサーバーとの連動

・実際の記事を5つ執筆

・記事5つを実際にレンタルサーバーへ投下

 

…と、こういう具合に細分化してTODOリストを作ります。

やるべきタスクが1つ済むごとに、蛍光ペンで終了後のタスクを消し込みます。

タスクが済んでいないものは蛍光ペンで消込がされていないので、まだ蛍光ペンがひかれていないタスクに取り組んでいけばいいという単純な仕組みです。

 

1つ1つを消し込んでいくことで~

 

・自分の日常が進歩していることを認識できるようにしてモチベーションを上げる

・デカい1つのやることを面倒くさがって着手しないことがないようにしている

 

TODOリストを徹底的にやれる状況にもっていくリストとしているのです。

単純故に、必ず撃ちもらしがない必勝の手帳ができあがります。

 

ご紹介した手帳管理方法ではTODOリスト・タスクが多くなりすぎると限界がある

 

1プレイヤーとしてはこれだけでも納期遅れや着手漏れを防ぐことができます。

ところが、1プレイヤーとして成長すればするほど、書く分量が多いこと多いこと…

あまりにも書く量が多すぎるため、去年からは時間短縮を狙って1週間分のタスクを1ページにまとめて書くようになっていました。

TODOリストの消化と凡ミスを防ぐことに特化していくと、デイリーの記述よりも数日~1週間程度の時系列で物事を管理していくようになるのでしょうね。

今ではイチプレイヤーに留まらずマネジメントもやるようになってきました。

若手職員に対するOJT的な視点・簡単なタスクについては教育を兼ねて分散して依頼することも発生します。

こうなりますと、私が1日にできることにも限りがありますから優先順位をつける必要があります。

 

例えばある説明会の企画担当をすることになった場合

・実施前の準備

・案内状の発送

・出欠の確認、参加者が少ない場合は参加促進

・当日の準備

・説明会本番

・本番終了後の後処理

という大まかな工程があります。

(実際にはこんなもんじゃないですけど、説明の便宜上これで話を進めます)

 

例えば、出欠の確認ができていなければ当日の準備へは進めないわけです。

それぞれのタスクを「いつまでにこれを済ませておかなければならないのか」を把握しておく必要があります。

従来ならばいちプレイヤーとして自分のやるべきことだけを把握していればいいだけでした。

マネジメント要素を含むという事は、後輩職員や部下のスケジュールまで管理しておく必要があるのです。

上記の例でいえば「いつのタイミングで指示を出しておくか」、という話ですね。

考えるべきことが自分の事だけではなく、事業全体の事、事業に関わる人員全ての事になってくるのです。

こんな状況があって、もはや1週間単位でTODOを愚直に管理していく仕組みだけでは到底追いつかなくなっていました。

 

次回予告 2020年の手帳はガントチャートの発想を取り入れた進化系

 

2019年の秋からプレイヤーとしての確実なタスク管理とマネージャーとして把握しておく必要がある様々な情報をガントチャート的に俯瞰で管理できる…そんな2つの要素を一括管理できる手帳を探していました。

そして、ついにこの欲張りな仕様を満たしてくれそうな手帳をついに見つけたのです!!!

次の記事では私が探し求めてたどり着いた、マネジメント要素抜群の珍しい手帳をご案内します。

とにかく忙しくて大変、管理するべきスタッフが多い人にとって、有益な情報になるのではないかとおもいますので次回の手帳マニアック記事にもご期待ください!

 

それでは、MAHALO~